7 تکنیک مدیریت زمان برای افزایش بهره وری و کاهش استرس
آیا شما هم وظایف زیادی دارید؟
حجم کارهای شما باعث شده است دچار استرس و اضطراب شوید؟
دنبال روشی هستید تا با آرامش بیشتر کارهای مختلف را به سرانجام برسانید؟
به سایت آموزشی استاد بابک نیک نژاد خوش آمدید. در دنیای امروز با وجود عوامل حواس پرتی زیاد و پیچیدگی‌های مختلف همه ما در میان میزان زیادی کار و مشغله قرار داریم. اگر نتوانیم با مدیریت زمان درست کارهای مان را اولویت بندی کنیم قطعاً استرس در بیشتر مواقع همراه ما خواهد بود و به همان نسبت از بهره وری ما را کاهش می دهد.
در این مقاله به صورت مختصر با ۷ تکنیک آشنا می‌شویم که باعث افزایش بهره وری و کاهش استرس ما می‌شوند. پس با دقت این ۷ تکنیک را مطالعه کنید و سعی کنید در برنامه روزانه خود از آنها استفاده کنید. در ضمن برای بعضی از تکنیک ها یک مقاله کامل نوشته شده است که با مراجعه به هر مقاله می‌توانید در هر تکنیک به تسلط کامل دست پیدا کنید.
وظایف را اولویت بندی کنید
اولین گام در مدیریت موثر زمان این است که وظایف خود را اولویت بندی کنید. با تهیه لیستی از تمام کارهایی که برای تکمیل آنها نیاز دارید شروع کنید و آنها را بر اساس اهمیت و فوریت آنها دسته بندی کنید. ابتدا روی تکمیل مهم ترین و فوری ترین کارها تمرکز کنید و در صورت نیاز بقیه کارها را از طریق اولویت بندی با ماتریس آیزنهاور پیش ببرید.
نکته مهم اینجاست که برای یادگیری اولویت بندی به زمان نیاز دارید. بهتر است به خودتان فرصت بدهید و با ادامه دادن این مسیر به مرور به این مهارت دست پیدا کنید.
اهداف مشخصی را تعیین کنید
تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه گیری می تواند به شما کمک کند متمرکز و با انگیزه بمانید. اهداف بزرگتر را به مراحل کوچکتر و قابل اجرا تقسیم کنید و برای هر مرحله ضرب الاجل تعیین کنید. این کار می تواند به شما کمک کند پیشرفت خود را ردیابی کنید و از انجام کار باز نمانید.
در سال ۱۴۰۲ فردی را می شناسم که از طریق همین روش پیشرفت خود را چند برابر کرده است. او برای رشد مجموعه خود یک هدف کوچک در نظر گرفته است. سپس کل سال را به ۶ جعبه زمانی دو ماهه تقسیم کرده است. حال او برای هر کدام از این جعبه ها یک هدف مشخص کرده. همچنین او جعبه های کوچک تر دو هفته ای برای رسیدن به هدف خود طراحی کرده است.
از تقویم استفاده کنید
استفاده از یک تقویم یا ابزار زمان‌بندی می‌تواند به شما کمک کند تا تاریخ‌ها و مهلت‌های مهم را پیگیری کنید. زمانی را برای کارهای خاص برنامه ریزی کنید و سعی کنید تا حد امکان به برنامه خود پایبند باشید. این کار می تواند به شما کمک کند از عجله های لحظه آخری جلوگیری کنید و استرس را کاهش دهید.
با وجود تکنولوژی های گسترده دنیای امروز به نظر من استفاده از تقویم های آنلاین مثل گوگل کلندر بهترین کار ممکن است.
از انجام چند کار خودداری کنید
در حالی که ممکن است چندوظیفه بودن راهی خوب برای انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر به نظر می‌رسد،اما در واقع می تواند بهره وری را کاهش دهد و سطح استرس را افزایش دهد. هر بار روی یک کار تمرکز کنید و از توجه به حواس پرتی‌هایی مانند اعلان های رسانه های اجتماعی یا ایمیل اجتناب کنید.
در کتاب کار عمیق به صورت کامل به این موضوع پرداخته شده است که استفاده دائم از شبکه‌های اجتماعی و گوشی چه بلایی سر تمرکز ما آورده است. اما با این حال شما سعی کنید روز به روز با تمرین تمرکز بیشتری داشته باشید.
یکی از تمرین های قوی برای افزایش تمرکز شمارش معکوس است.
برای شروع تقویت تمرکز می‌توانید از تکنیک پومودورو استفاده کنید.
تمرین شمارش معکوس برای تقویت تمرکز
در این تمرین سعی کنید از عدد ۱۰۰ هفت تا هفت تا کم کنید و به صفر برسید. هر بار عدد اشتباهی گفتید شمارش را دوباره از صد شروع کنید. این تمرین برای تقویت تمرکز شما بسیار مناسب است.
استراحت کنید
استراحت های منظم می تواند به شما کمک کند تا دوباره شارژ شوید و بیشتر تمرکز کنید. استراحت های کوتاهی را در طول روز برنامه ریزی کنید و برای استراحت از کارهایی مثل تمرین کششی، پیاده روی یا مدیتیشن استفاده کنید.
ناوال راویکند یکی از سرمایه گذاران ثروتمند سیلیکن ولی روش جالبی برای استراحت و مدیتیشن دارد. او می‌گوید هر روز به مدت ۱ ساعت هیچ کاری انجام ندهید. نه فکر کنید و نه هیچ کار دیگری و سعی کنید در این مدت زمان به خودتان استراحت بدهید. بدون اینکه استرس داشته باشید چرا وقت تان تلف شده است.
نه گفتن را یاد بگیر
نه گفتن به وظایف یا تعهدات اضافی ممکن است دشوار باشد، اما مهم است که زمان و انرژی خود را در اولویت قرار دهید. قبل از موافقت با یک کار جدید، ارزیابی کنید که آیا آن کار با اهداف شما مطابقت دارد یا خیر و آیا زمان و منابع لازم برای تکمیل آن را دارید یا خیر.
بعضی از افراد به خاطر نداشتن اعتماد به نفس و عزت نفس به هر چیزی بله می‌گویند.
وارن بافت جمله زیبایی درباره نه گفتن دارد:
تفاوت انسان‌های موفق با انسان‌های فوق موفق در این است که انسان‌های فوق موفق تقریباً به هر چیزی نه می‌گویند.
ارزیابی و تنظیم کنید
ارزیابی منظم استراتژی های مدیریت زمان و تنظیم در صورت نیاز می تواند به شما کمک کند در مسیر خود بمانید و بهره وری خود را بهبود بخشید. برای تأمل در مورد اینکه چه چیزی خوب است و چه چیزی خوب نیست، وقت بگذارید و رویکرد خود را بر این اساس تنظیم کنید.
ما هر بار باید به پروسه کاری خودمان نگاه کنیم و ببینیم از ابتدا تا اکنون چه کارهایی انجام داده ایم. کدام کارها مفید بوده و کدام کارها مضر بوده است. چه کارهایی را باید انجام دهیم و از انجام چه کارهایی دست بکشیم.
نکته مهم اینجاست که دانستن این تکنیک ها مرحله اول آموزش شماست. هم اکنون شما باید سعی کنید این تکنیک ها را در زندگی خود پیاده سازی کنید. بارها آزمون و خطا داشته باشید تا روش مناسب خودتان را پیدا کنید.
ما همواره سعی داریم با ارائه بهترین مطالب و محتواها شما را در مدیریت زمان موثر یاری دهیم.
