سیزده راهکار طلایی برای مدیریت زمان

۱۳ راهکار طلایی مدیریت زمان

مدیریت زمان

این کلمه کاربردی که از دو بخش تشکیل شده است، یکی از تکنیک های طلایی برای داشتن زندگی بهتر است.

کلمه مدیر به معنای اداره کردن و تحت فرمان گرفتن و کلمه زمان به معنای فرصت‌هایی محدودی است که در زندگی همه افراد جهان به یکسان و عادلانه قرار گرفته شده است و همیشه در گذر است.

زمان، یکی از مهم ترین عنصرهای موجود در جهان است ، که محدود و رو به اتمام است و به سرعت می‌گذرد.

این کلمه دو بخشی، تلنگری برای هر انسان است که در استفاده از این هدیه الهی دقت لازم و کافی را داشته باشد تا ازاین فرصت به بهترین نحو استفاده کند. 

با این تفاسیر، هنگامی که زمان کمتری مصرف کنیم و بیشترین بهره وری را از آن داشتیم، هوشمندانه‌تر کار کنیم و نتایج بهتری دریافت کنیم، می توانیم اعتراف کنیم که زمان خودمان را مدیریت کرده ایم.

با توجه به گوناگونی نوع زندگی و تفکر افراد مختلف در جهان چگونگی مدیریت زمان در هر فرهنگ و جامعه‌ای هم متفارت است.

پس به جاست که انسان نه تنها از دانسته‌ها و تجربیات خودش بلکه از تجربیات و آموخته‌های افراد توانمند و موفق جهان برای رسیدن به زندگی بهترهم استفاده کند تا کمتر دچار ضرر و زیان های غیر قابل جبران شود.

(در واقع مدیریت زمان،مدیریت شخصی، مدیریت زندگی و مدیریت خودتان است).

برایان تریسی

کشور فنلاند دارای یکی از بهترین متدهای آموزشی درسی در جهان است. در این سیستم. شصت مهارت اصلی زندگی به کودکان آموزش داده می‌شود. یکی از این مهارت‌ها، مهارت مدیریت زمان است.

کودکان از همان روزهای نخستین ورود به جامعه، ارزش وقت را یاد درک می‌کنند و از ان به بهترین شکل ممکن استفاده می کنند، این کار باعث جلوگیری از اتلاف وقت در مدارس، خانواد‌ها و بالتبع آن در جامعه می‌شود.

با توجه به اهمییت این موضوع در زندگی، ودرک کردن ارزش این امر بر آن شدیم که نکات مهمی را درباده آن با شما به اشتراک بگذاریم.

صد البته که موارد بسیار زیادی وجود دارد ک هبا توجه به استعداد، شرایط زندگی، جنسیت، شغل، اهداف و… متفاوت است. اما ما در این مقاله سیزده راهکار را به شما معرفی می‌کنیم و امیدواریم مورد توجه شما قرار بگیرد.

راهکارهایی برای مدیریت زمان

• برنامه ریزی و مدیریت زمان

با توجه به این که شبانه روز به ۲۴ ساعت محدود است و به هیچ عنوان بیشتر نمی‌شود بهتر است که برای بهبود عملکرد در زندگی برنامه ریزی داشته باشیم.

ساعت هایی را برای کار، ساعت‌هایی به استراحت، ساعت‌هایی را به خوردن و آشامیدن، نظافت و کارهای شخصی و تفریح اختصاص بدهیم. توصیه اکید دارم که ساعت‌هایی را هم مختص خودمان داشته باشیم و ترجیحا هیچ کسی را به خلوت خودمان راه ندهیم و سعی کنیم در این زمان حتما از مدیتیشن استفاده کنید.❊

• تهیه چک لیست

از کارهایمان به صورت ساعتی، روزانه، ماهیانه و سالیانه چک لیستی را آماده کنیم.

کارهای روزانه خود را به دقت انتخاب کرده وبرای هرکدام زمان خاصی را در نظر بگیرید. لیستی تهیه نمایید و آن را در معرض دید خودمان قرار دهیم ( مانیتور، یادآورگوشی، دیوار، آینه، یخچال و…)

لازم نیست کارهای خیلی ریز راهم یادداشت کنید زیرا زیادشدن لیست تو هم سختی کار را برای شما به ارمغان می‌آورد. مهمترین‌ها را یادداشت کرده و خودمان را ملزم به انجام به موقع و در زمان مقرر کنیم. بهتر است برای خودمان جوایزی هم در نظر بگیریم،

مثلا اگر  به موقع و سروقت کارهایمان را نجام دادیم یک کتاب جدید و مورد علاقه برای خودم بخرم و….

• تعیین اهداف

(مردم اغلب در مورد کمبودزمان شکایت می‌کنند در حالی که نبود هدف مشکل واقعی است). زیگ زیگلار

در زندگی هدفمند، با توجه به این که شخص عاقلانه و با تفکر، هدف خودش را انتخاب کرده، می‌داند که چه کاری باید درچه زمانی انجام شود و هدف او از انجام کار چه چیزی هست، از اتلاف وقت و سردر گمی نجات یافته و به بهترین شکل از زمان خود استفاده می‌کند.

• تخلیه ذهن از اضافات:

در طول شبانه روز کارهای کوچک و بزرگی به عهده ما هست که ذهن آن‌ها را با خود حمل می‌کند، با نوشتن کارهای بزرگ‌تر و مهم وانجام سریع کارهای کوچک، به ذهن خودمان اجازه تنفس و منظم شدن می‌دهیم،

بدین ترتیب کارها، به نوبت و با کیفیت بالا انجام می‌شود زیرا ما اعتقاد داریم که در زمان خلق ایده‌ها هستیم  تا این که همه اطلاعات را در مغز تلنبار ونگهداری کنیم.

• وظایف خودمان را اولویت‌بندی بکنیم.

با اولویت‌بندی کردن وظایف خودمان، به نحوی آن‌ها را طبقه بندی کرده و از بی نظمی فکری و اختلال ذهنی جلوگیری می‌کنیم. این عمل از استرس در مسیر انجام کارها جلوگیری می‌کند.

• از چند کارگی در یک زمان دوری کنیم.

هیچوقت چند تا کار را با هم انجام ندهیم. در مرحله اول یک از کارها را انجام بدهیم و بعد به سراغ کار بعدی برویم، حواس پرتی را کنار بگذاریم.

در این صورت ما کار مفید بیشتری انجام می‌دهیم. در نتیجه روابط بهتری با سایرین برقرار می کنیم و  احساس رضایتمندی در انجام کارها خواهیم داشت.

• حواس پرتی در مورد کار تنها باعث از دست رفتن زمان نمی شود بلکه آرامش ما را برای مدتی بر هم می‌زند، از جمله شبکه های اجتماعی، بیش از حد دیدن تلویزیون، پرسه زدن‌های بی مورد در فروشگاه‌ها و خیابان‌ها و…

 این کار بهره وری را کاهش می‌دهد و تأثیرات منفی در افراد می‌گذارد و باعث می‌شود که افراد با از دست دادن وقت خودشان استرس شان بیشتر شود و راندمان کاری آنها به طور قابل توجهی پایین بیاید.

• خوب بخوابیم:

به طور طبیعی، جسم ما برای خوب فکر کردن و عمل کردن نیاز به خواب کافی دارد. هیچگاه نباید برای بیشتر کار کردن، از مقدار مورد نیاز خوابمان کم کنیم . زیرا با هربار خوابیدن به مقدار کافی و لازم، مغز و جسم ما آماده فعالیتی دوباره می‌شود. 

کافی نخوابیدن،  نه تنها به انجام کارها کمکی نمی‌کند بلکه در طول زمان به ضعیف شدن عملکرد بدن و فعالیت مغز می‌انجامد. البته متابولیسم بدن افراد متفاوت هست یعنی این که هرفردی با توجه به جسم خودش مقدار خوابش متفاوت هست و به طور میانگین هرشخص بین ۶ تا ۱۰ ساعت خواب در شبانه روز، نیاز دارد که این مقدار در افراد مختلف متفاوت است.

• سعی کنیم در این مسیر ایده آل گرا نباشیم.

ایده ال گرایی یا همان کمال طلبی در خیلی ازمواقع زندگی مثبت و خوب است، اما در زمینه مدیریت زمان باید دقت کنیم که در این دام نیفتیم. زمانی که در بحث مدیریت زمان بخواهیم هرکاری را بدون کوچکترین ضعفی و در زمان تعیین شده انجام دهیم، موجب می‌شود که با وسواس بیشتر و به مقدار بیشتری کار کنیم،، به دیگران اعتماد نداشته باشیم، مشغله فکری و جسمی خودمان را زیادتر خواهیم کرد که این رویه به مرور زمان باعث خستگی و فرسودگی ما می‌شود.

• اسیر جزئیات زندگی نباشیم و مهمترین ها را جدا کرده و به آنها بپردازیم.

در هنگام برنامه ریزی برای أوقات خودمان، دقت کنیم که اول برای کلیات اهدافمان برنامه و هدف داشته باشیم و بیشتر انرژی را برای آن‌ها صرف کنیم. اگر درگیر جزییات شویم و فکر خودمان را به آن معطرف کنیم، از کارهای مهم‌تر عقب افتاده و زمان‌ مفید را از دست می‌دهیم.

• مهارت نه گفتن را بیاموزیم

وقتی که ما زمان خودمان را برای دیگران مصرف می‌کنیم از رسیدن به کارهای مهم و اساسی خودمان دور می افتیم. زمان‌هایی که خود ما درگیری فکری و عملی داریم و شخصی با درخواست‌های نامعقول و بی‌جا وارد حیطه فکری و کاری می می‌شود و ما پاسخ مثبت می‌دهیم،

عملا از مسیر پیشرفت خودمان عقب افتاده و دچار سردگمی و از دست دادن زمان مفید کار خودمان می‌شویم. البته که کمک کردن و یاری رساندن امری واجب و پسندیده است اما در زمان  و مکانی مخصوص به خودش .

نتیجه می‌گیریم که مهارت نه گفتن را در زندگی تقویت کنیم. مثال: مادری که باید فرزندش را به مدرسه ببرد، هم زمان همسایه از او می‌خواهد که در پختن غذایش کنارش باشد، مادر باید به راحتی جواب نه به همسایه بدهد و به کار اصلی که بردن فرزند به مدرسه هست بپردازد.

• میز کارمان را خلوت نگه داریم.

تصور کنیم در حال نوشتن متن مهمی هستیم، دراین زمان جوهر خودکار تمام می‌شود و یا نوک مداد نیاز به تراش دارد و یا برگه‌ای دیگر نیاز داریم، میز کارمان به قدری شلوغ است که برای پیدا کردن برگه ، تراش یا خودکاری دیگر، باید تمامی وسایل را جابجا کرده و از نو سرجایشان بگذاریم. در این صورت این کار هم باعث از دست رفتن زمان و هم باعث پراکندگی فکری می ‌شود.

• استفاده از اپلیکیشن های مدیریت زمان:

خوشبختانه در این زمانه که ما زندگی می‌کنیم تکنولوژی در جاهای مختلف به کمک ما آمده است، از جمله در زمینه نظم بخشیدن به زندگی و بهبود عملکرد ما و استفاده مفید از زمان. در این جا به چند نمونه از اپلیکیشن‌هایی که در امر برنامه ریزی و مدیریت زمان ساخته و پرداخته شده است، اشاره می‌کنیم:

Friday

Friday می‌تواند به برگ برنده شما برای داشتن یک روز کاری فوق العاده تبدیل شود. این اپلیکیشن برنامه ریزی روزانه، به شما کمک می‌کند تا هیچکدام از وظایف خود را فراموش نکنید. تمام وظایف و ملاقات‌هایی که باید در طول روز انجام دهید، در کنار هم قرار گرفته‌اند تا به شما دیدی واضح از فعالیت‌های موردنیاز بدهند.

Todoist

Todoist یک ابزار عالی برای داشتن بهره‌وری بالا و انجام بدون نقص وظایف است. این اپلیکیشن به شیوه‌ای ساده، کارهایی که باید در طول روز انجام دهید را لیست می‌کند.

همچنین به شما اجازه می‌دهد که وظایف خود را مدریت کنید و آن‌ها را با همکاران خود به اشتراک بگذارید. Todoist ویژگی‌های مختلفی مانند ریزوظایف، ریز پروژه‌ها، پروژه‌های فرعی، اعلان‌ها و موارد دیگر را در خود دارد.

Any.do

انی دو یکی از بهترین برنامه های مدیریت زمان است. کارها و وظایف شما تنها محدود به شغلتان نیست. از لحظه‌ای که بیدار می‌شود تا زمانی که دوباره به تخت خواب بازمی گردید، کارهای مختلفی وجود دارد که باید انجام دهید. Any.do به شما کمک می‌کند تا زندگی روزمره خود را بهتر سازماندهی کنید و بهره‌وری خود را با مدیریت کارهای روزانه افزایش دهید.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook در چند سال اخیر، تبدیل به یک ابزار عالی برای برنامه ریزی وظایف و رویدادها شده است. از طریق آن، شما می‌توانید به سادگی به فایل‌های آفیس دسترسی داشته باشید. اگر Microsoft Outlook را با Friday ترکیب کنید، می‌توانید به راحتی اپ‌های خود را به یکدیگر متصل و پروژه‌های خود را با دید واضح‌تر پیش ببرید.

زمان شما محدود است، بنابراین آن را برای زندگی کردن شبیه به دیگران هدر ندهید.

استیوجابز

*مدیتیشن=مراقبه

عملی که در آن فرد، از تکنیک خودآگاهی یا تمرکز بر روی یک موضوع خاص، برای آموزش توجه و آگاهی و دستیابی به یک حالت آرام و پایدار ذهنی استفاده می‌کند.