اولویت بندی کارها برای پیشرفت سریع در زندگی

زندگی موهبتی زیباست که به همه افراد حاضردر این دنیا بخشیده شده است. آمدن و رفتن به این دنیا ومسیرس این سفر کوتاه خیلی زودتر ازآن چه که فکر کنیم به پایان خواهد رسید. درمسیر پر پیچ و خم زندگی همه ما کارهای زیادی داریم که باید انجام بدهیم تا از بودن دراین مسیر لذت ببریم و به سرمنزل مقصود برسیم. برای رسیدن به این مقصود اهمیت برنامه ریزی و به دنبال آن اولویت بندی وظایف و کارها سهم بسزایی را در بهتر زندگی کردن ایفا می کنند.
من بابک نیک نژاد اینجا هستم تا بهترین راهکارها را دراین مسیربه شما نشان دهم. سعی دارم راهکارهایی برای یادگیری مهارت های برنامه ریزی نیز به شما عزیزان معرفی کنم. لطفا با من همراه باشید.
برای خواندن این مقاله فقط کافیست 10 دقیقه از وقت گرانبهای خودتان را صرف کنید اما با یادگیری این تکنیک ها زمان زیادی را صرفه جویی کرده و به بهترین نحو از آن استفاده خواهید کرد.

دراین مقاله به این مباحث اشاره خواهیم کرد

اولویت بندی به چه معناست؟ و چه کمک هایی به ما می کند؟
ماتریس آیزنهاور چیست و چه کمکی به ما می کند؟
مدیریت وظایف چیست؟
مدیریت زمان چیست؟
لیست برداری چگونه به ما کمک می کند؟
قانون پارتو چه کمکی به ما می کند؟یک روز تعطیل همراه با شخصی کارآفرین:
دوباره یک روز تعطیل شد و سیل کارهای عقب افتاده که برسر بیل ریخته شده است.

او امروز باید به این کارها رسیدگی کند:
نظافت باغچه ها و چمن زنی درب و حیاط منزل
خرید خانه و تهیه مایحتاج هرکدام از اعضای خانواده
نظافت وسرویس اتومبیل که درطول هفته فقط سوارش شده
جواب دادن به ایمیل هایی که درطول هفته فرصتی برای پرداختن به آن نداشته است.
درضمن امشب میزبان والدین هم هست و باید کلی وسیله برای بهتر برگزار شدن میهمانی تهیه کند.
واکس زدن کفش ها و اتو کردن پیراهن ها هم باید انجام شود.
او هرروز عادت به مطالعه نیز دارد پس باید حداقل نیم ساعت را هم برای آن درنظر بگیرد.
چند مقاله جدید هم دررابطه با ارتقای شغلیش دانلود کرده که باید مطالعه و بررسی کند.
و…
خب اول صبح روز تعطیل است او پس از دوش گرفتن و خوردن صبحانه کنار میز کارش نشسته تا وظایفش را اولویت بندی کند و با استفاده از مهارت مدیریت زمان همه کارها را به موقع و به بهترین حالت انجام دهد. اما چگونه؟
دوست عزیز شما می توانید به او کمک کنید؟!

اولویت بندی به چه معناست؟ وچه کمکی درزندگی به ما می کند؟

اولویت بندی کار به چه معناست

برای این کلمه تعاریف زیادی شده است اما به نظر اینجانب شاید کامل ترین و کوتاه ترین آن ها این جمله باشد.
( انجام دادن وظیفه اصلی و مهم دراولین فرصت و در یک مقطع زمانی را اولویت گویند).

تعریف دوم :

(اولویت بندی به معنای سازماندهی کارها به گونه ای که مهمترین کارها در ابتدای امور انجام شود).
گاهی اوقات شامل سازمان دهی گروهی از وظایف یا مواردی است که باید تکمیل شوند و رتبه بندی آن ها براساس عوامل مختلف مانند مدت زمان و شرایط تکمیل آن مورد بررسی قرار گیرد. اولویت بندی به ما کمک می کند تا تعیین کنیم که برای دستیابی به حداکثر بهره وری و دستیابی به اهداف بیشتر باید روی چه چیزی تمرکز کنیم.
انسان درطول زندگی برای بهتر زیستن نیاز به انجام کارهای گوناگونی دارد. اما گاهی برخی از وظایف از اهمیت بیشتری برخوردار هستند که باید دراولویت قرار بگیرند یعنی این که دراولین فرصت انجام شوند و گرنه تاخیر دراین کارها موجب ضرر و زیان غیر قابل برگشت می شود. پس شناخت اولویت درکارها و وظایف و اولویت بندی آن ها کمک شایانی به پیشرفت درزندگی خواهد کرد.

ماتریس آیزنهاور چیست؟ وچه کمکی به ما می کند؟

ماتریس آیزنهاور

درسال 1954 ریس جمهور وقت امریکا ژنرال دیوایت دی آیزنهاور سخنرانی ایراد کرد که حرف دل همه مردم را زد و اصلی را بیان کرد که افکار دنیا را به خود جلب کرد.
او اول رئیس جمهورامریکا بود و سپس به ارتش پیوست فرمانده ناتو شد. همچنین شرکت ناسا را هم تاسیس کرد. او دوازده سال به عنوان مرد تاثیر گذار گلدن کلاب انتخاب شد. پس از مدتی یافته های خودش را که پس از تجربیات فراوان به دست آورده بود دراختیار مردم گذاشت.
او گفت: من دوتا مشکل دارم، فوری و مهم، مسایل فوری ، مهم نیستند و مسایل مهم هم هیچوقت فوری نیستند.
این گفته او بعدها تبدیل به تکنیکی به نام ماتریس آیزنهاور شد.
دراین تکنیک کارها و وظایف را به چهار دسته تقسیم می شوند.
دسته اول: مهم و فوری ( آماده شدن برای آزمون آیلتس امروز)
دسته دوم:مهم و غیر فوری (پرداخت قبوض)
دسته سوم: غیرمهم و فوری (پارو کردن برف درب خانه قبل از یخ زدن)
دسته چهارم:غیر مهم و غیرفوری (صرف زمان در شبکه های اجتماعی)
درکتاب هفت عادت مردمان موثرنیز ماتریس آیزنهاور به عنوان ابزاری برای اولویت بندی کارها آموزش داده شده است .

مدیریت وظایف چیست؟

هرکدام از ما بسته به نوع و شرایط زندگی خودمان وظایف مشخصی داریم که باید درطول شبانه روز آن ها را به نحو احسن انجام بدهیم. برای انجام این وظایف باید برنامه ریزی درستی داشته باشیم و از مدیریت زمان بهره مند شویم تا بتوانیم به تمام اهداف خودمان برسیم. یادگیری و شناخت درست مدیریت زمان به ما کمک می کند تا در بهترین زمان و حداقل مصرف انرژی به انجام وظایف برسیم. مقالات بسیاری دراین زمینه نوشته شده است. همچنین نرم افزارها و برنامه های کامپیوتری هم دراختیار ما قرار گرفته است. پس دیگر مجالی برای تعلل در کارها نیست. یکی از کارهایی که ما را به سمت پیروزی و مدیریت زمان هدایت می کند، لیست برداری می باشد.

مدیریت زمان چیست؟

گذر عمر و محدویت آن برهمه پوشیده نیست. هرکدام از ما یک عمر و زمان محدود داریم تا اززیبایی های این دنیا بهره ببریم.
وهرکدام که نتوانیم از آن استفاده بهینه کنیم قطعا بازنده این میدان خواهیم بود.
تمامی انسان ها اعم از کسانی که دردنیا موفق بوده و هستند و کسانی که موفق نبوده و نیستند ،شبانه روز یکسانی داشته اند یعنی همه 24 ساعت درشبانه روز دراختیار داشته اند. پس این اختلاف بین موفقیت و عدم موفقیت از کجا سرچشمه می گیرد؟
جواب این سوال بسیار پیچیده و قابل تامل است زیرا فاکتورهای زیادی دراین مسئله دخیل هستند. اما یکی از این فاکتورها دراستفاده درست و مدیریت زمان درآن ها است.
شخص موفق با توجه به اهمیت زمان با تامل و تفکر به مهارت استفاده از آن پی می برد و از تمامی لحظه ها خودش استفاده می کند. او حتی دقیقه و ثانیه ای از عمرش را به بطالت نمی گذراند. این شخص زمان ها لازم برای امرار معاش ، کار، تفریح، استراحت و… را شناسایی کرده و از هرکدام بهره لازم و کافی را می برد. او معمولا سردر گم نیست و در هر ساعت می داند که الان باید درحال انجام چه کاری باشد.

لیست برداری به ما چه کمکی می کند؟

زمانی که شما کارها و وظایف خودتان را درذهن پردازش کرده و برای خودتان مشخص می کنید دروهله اول ممکن است که به خاطر زیادی ان ها دچار سردر گمی بشوید اما نگران نباشید، با تهیه چک لیستی از تمامی وظایف و کارهایتان می توالنید نظم زیبایی به اهدافتان ببخشید و بر طبق اولویت آن ها را به نحو احسن انجام دهید. فقط باید چند نکته را رعایت کنید تا برنامه هایتان در زمان مناسب و به بهترین صورت اجرایی شوند.
برای نوشتن لیست می توانید از کاغذ و قلم یا برنامه نت گوشی و یا کامپیوتر استفاده کنید بله هرکدام که دردسترس شماهست آماده یاری رساندن به شما هستند.

پس شروع کنید:

تمامی کارها و وظایف را بنویسید حال وقت ان است که به ترتیب اولویت اهمیت آن ها را بچینیند.

لیست را درجلوی چشم خودتان قرار بدهید مثلا روی آینه اتاق یا روی صفحه مانیتور و یا برروی یخچال و .. هرجایی که بیشترین دید شما را دارد.
کارهای مهم و ضروری را در ردیف اول قرار بدهید.
بعداز انجام هرکدام از کارها، درکنار آن یک علامت ستاره یا تیک بگذارید تا از یاد آوری انجام آن خرسند شوند.

قانون پارتو چیست؟ قانون 20/80

اصل پارتو یا همان قانون 20/80 بیان می کند که 80 درصد نتایج فقط از 20 درصذ تلاش های شما می آید. این قانون متعلق به ویلفردو پارتو است که دراوایل دهه 1900 متوجه شد که 80 درصد زمین های ایتالیا را تنها 20 درصد مردم ایتالیایی تصاحب کرده اند . دذ کسب و کار نیز 80 درصد سود از 20 درصد فروش حاصل می شود.
طبق قانون پارتو 80 درصد از نتایج مطلوب ما تنها با انجام 20 درصد از امور و کارهای ما رخ می دهند پس درنتیجه باید به دنبال یافتن 20 درصد کارهای برتر و با اولویت بیشترباشید. ماباید کارهای روزانه خودمان را جستجو کرده و تنها مواردی را انتخاب کنیم که جزو 20 درصد مهم و با اولویت بالا برای ما هستند.
با این روش می توانیم بهترین نتایج را از انجام کارها گرفته و بهترین روش اولویت بندی کارها را برای هرزمان نسبت به سبک زندگی و برنامه های خودمان پیدا کنیم. نکته مهم این است که مبحث برنامه ریزی مبحثی کاملا منحصر به فرد است و هر فرد با توجه به شرایط و امکانات و منابعی که دراختیار دارد باید برای خودش برنامه ریزی کند و این برنامه می تواند بهترین برنامه برای او باشد.
چند مثال برای قانون پارتو:
درمحیط زیست 80 درصد از آلودگی جهانی از 20 درصد کارخانه ها ناشی می شود.
معمولا روی هرگوشی 60درصد نرم افزار ریخته شده است ولی معمولا از 20 درصد آن استفاده می شود.
درجرم شناسی 80 درصد جرم ها توسط 20 درصد جمعیت انجام می شود.و…

نتیجه گیری:

همراه گرامی حال که به اهمیت مدیریت زمان و اولویت بندی در کارها پی بردیم، دیگر جای تعلل و سستی نیست با استفاده از شیوه های کاربردی که برای شما عزیزان معرفی کردیم در زمان معین و مشخص وظایف خود را به خوبی انجام داده و از موفقیت درزندگی لذت ببرید. سپاس از همراهی شما.