تفویض اختیار چیست؟

تا حالا به نقش مهم و کاربردی تفویض اختیار در زندگی فکر کرده اید؟
مدت زمان مطالعه: 7 دقیقه
زندگی روز مره آدمی پر از فراز و نشیب است. گاهی دربین این روزها به قدری گرفتار مشکلات و مسایل عدیده می شویم که به دنبال معجزه ای هستیم که ما را از میان این همه مسئولیت خلاص کند و وبه طور مرتب، به دنبال راه چاره می گردیم.
دراین میان مهارت مدیریت زمان به روش GTD می تواند به فریاد ما برسد. با مدیریت کردن زمان و انجام بهینه کارها درزمان مناسب مقداری از این مشکل حل می شود.
اما نه، صبرکنید. گاهی آنقدر فشار کار و مسئولیت ما بالا می رود که واقعا وقت کم می آوریم و حتی مدیریت زمان هم مشکل ما را حل نمی کند. اینجاست که می توانیم از معجزه تفویض اختیار کمک بگیریم . دراین حالت ما به طور عمدی و با اختیار خودمان برخی کارها وظایف و مسئولیت ها را به دیگران واگذار می کنیم و به طور مطلوبی از توانمندیهای دیگران درراستای رسیدن به اهداف خود بهره مند می شویم. من بابک نیک نژاد این جا هستم تا شما را با تکنیک تفویض اختیار و محاسن آن آشنا کنم. با من همراه باشید.

باخواندن این مقاله با این مباحث آشنا خواهید شد:

تفویض اختیار چیست؟
چرا برخی مدیران از تکنیک تفویض اختیار استفاده نمی کنند؟
نبود تکنیک تفویض اختیار چه مشکلاتی را به وجود می آورد؟
مراحل تفویض اختیار کدامند؟
فواید و مزایای تفویض اختیار کدامند؟
نتیجه گیری

معنای لغوی کلمه تفویض:

تعریف تفویض اختیار

واگذاری= کاری را بردوش کسی نهادن.
اختیار= اجازه کامل داشتن برای انجام کاری
زمانی که اختیار کاری از شخصی به شخص دیگری واگذار شود، می گوییم فرد، تفویض اختیار کرده است.
این تفویض می تواند بسته به شرایط تفویض کننده و تفویض گیرنده، به دوشکل تمام اختیار و یا نیمه اختیار انجام شود.

تصمیم جدید بانوی خانه

مادر مهربان هرروز با شوق و ذوق فراوان از خواب بیدار می شد و به کارهای خانه و بچه ها رسیدگی می کرد. اما هرچقدر که تلاش و کوشش می کرد، کارها تمامی نداشت. واقعا خسته شده و آه از نهادش برآمده بود. اوکارهای بچه ها و همسرش را قبول نداشت و همه را خودش انجام می داد و وقتی که اعضای خانواده می خواستند به او کمک کنند او مخالفت می کرد. گاهی که اعضاء کاری را انجام می دادند مدام ایراد می گرفت و آن کاررا مجددا خودش انجام می داد. یا اگر کاری را به عهده دیگری می گذاشت، مدام تاکید می کرد که آن کار به سرعت فراوان و بی درنگ انجام شود. بعد هم غر غر می کرد و تکیه کلامش این بود: (اگر دستم درد بگیرد به از آن است که زبانم درد بگیرد)!
او کارهایی از قبیل خرید خانه، نظافت خانه، آشپزی و آماده سازی مواد غذایی ورسیدگی به مسایل درسی بچه ها وپرداخت قبوض و… را به تنهایی انجام می داد.
این نوع انجام کارها او را حسابی خسته کرده بود. اما نمی توانست راهکاری پیدا کند. متاسفانه در یکی از روزهای خدا، براثر یک حرکت سریع و نامتناسب عضلات کمرش اسپاسم پیدا کرد و دیگر قادر به انجام کارهای منزل نبود. اوبسیار غصه دارشد و گمان می کردکه دیگر هیچ کاری به موقع و با کیفیت انجام نخواهد شد. اما افراد خانواده بیکار نشستند و با یک اتحاد و تصمیم گیری ضرب الاجلی سکان هدایت کارها را به دست گرفتند. به تدریج هر کدام از افراد خانواده گوشه ای از کارهای مادر را برعهده گرفتند و درکنار وظایف شخصی خودشان آن ها را هم به خوبی انجام دادند. نتیجه این شد که چند روز بعد اوضاع خانه حتی از روز اول هم بهتر شد.
مادر با خودش کمی تامل کرد و گفت: من فکر کردم فقط خودم می توانم کارها را به خوبی انجام بدهم ولی معلوم شد که سخت دراشتباه هستم. او فهمید که دیگران هم می توانند به خوبی او و با برنامه ریزی و استفاده از توانمندیهایشان کارها را به خوبی انجام بدهند.
پس ازاین که حالش خوب شد از تکنیک تفویض اختیار درخانه استفاده کرد و به هرکسی به فراخور توانمندی هایش مسئولیتی را واگذار کرد. دیگر پس از آن، از کارهیچ کسی ایرد نگرفت. حالا او هم می توانست استراحتی داشته باشد. ساعاتی را برای خودش فارغ از مسئولیت زندگی به استراحت و تفریح بپردازد.
درادامه بحث می توانیم به نقش اهمیت تکنیک تفویض اختیار در اداره جات، مدارس، سازمان ها، خانواده، تربیت کودکان، هتل ها و… اشاره کنیم.
با اندکی تامل و تفکر دراین تکنیک به نقش آن درتربیت کودکان و نسلی پویا نیز پی خواهیم برد. زمانی که فرد از کودکی بتواند مسئولیتهایی را که از والدین به او تفویض اختیار کرده اند به خوبی انجام بدهد، راه حل هایی بسیاری برای مقابله با مشکلات زندگی دردوران بزرگسالی را پیدا خواهد کرد.

با خواندن این مثال های کوچک، نتیجه می گیریم که تفویض اختیاردراکثریت کارها منجر به بهره وری بیشترو موفقیت روز افزون خواهد شد.

اما چرا بعضی از مدیران و افراد موفق حاضر به تفویض اختیار نیستند؟

این کار برای مدیران و کارمندان بسیار چالش برانگیز است.
زیرا آنان نگران از دست دادن کنترل اوضاع شرکت هستند.
زیرا به خاطر کمال گرایی احساس می کنند خودشان کارها را بهتر انجام می دهند.
گاهی عدم داشتن اعتماد به دیگران مانع این کار می شود.
برای شناختن و انتخاب افراد آگاه و خبره که بتوان به آنان تفویض اختیار داد زمان زیادی لازم است.
گاهی هم برای کارمندان سوء تفاهم ایجاد می شود که مدیر می خواهد کارهای اضافی را برسر آنان بریزد و این کار باعث اختلال درانجام وظایفشان می شود.

مزایا و معایب تفویض اختیار

مزایا و معایب تفویض اختیار

عدم رضایت کارکنان در تداخل داده شدن درکارها
احساس عدم رضایت شغلی در کارکنان
ازبین رفتن ایده های ناب و نوآوری و خلاقیت در بین کارمندان
عدم رشد و پیشرفت کارکنان
ایجاد فاصله بین مدیر و کارمند
یکنواختی درانجام کارها و وظایف
حجم سنگین کارها بردوش مدیر یا سرپرست که باعث پراکندگی افکار و خستگی جسمی و روحی دراو می شود.

مراحل تفویض اختیار

برای شروع تکنیک تفویض اختیار باید مراحلی طی شود:
شناختن توانایی ها و استعدادهای افراد گروه.
تعیین وظایف هرفرد به فراخور توانایی و استعداد او.
روشن شدن دقیق انتظارات هر فرد.
رصد کردن پیشرفت های گروه یا فرد توسط خود واگذار کننده و یا تیم انتخابی او.
ارزیابی مداوم کارهای تیم یا شخص که فرد باید پاسخگوی نتیجه کارباشد.

فواید و مزایای استفاده از تفویض اختیار کدامند؟

کارکنان را توانمندتر می سازد و اعتماد به نفس آن ها را بیشتر می کند.
به کارکنان قدرت بیشتری می بخشد.
مسئولیت پذیری آنان را بیشتر می کند.
حجم زیاد کارها از دوش مدیر یا مسئول گروه یا خانواده برداشته می شود.
به کارکنان و یا اعضا این مجال را می دهد تا صداقت و تعهد خودشان را نسبت به کار، مدیر، خانواده و سازمان نشان دهند.
باعث حس همکاری و همیاری دربین اعضای گروه و اتحاد دربین آن ها می شود.
باغث ایجاد بهره وری بیشتر در انجام کارها می شود.
باعث بهینه تر شدن مدیریت زمان شده و وقت آزادی را دراختیار مدیر ویا سرپرست قرار می دهد.

راه های مختلف تفویض اختیار:

گاهی می توان به طور اختصاصی با اعضای گروه و کارمندان و یا خانواده و… این مسئله را مطرح و تفویض اختیار را انجام داد.
گاهی با تشکیل جلسه اضطراری می توان به این موضوع رسیدگی کرد و با تصمیم گیری جمعی تفویض اختیاررا انجام داد.
درمراحل کارهای اداری نیز با دادن وکالت نامه به افراد ذی صلاح نیز می توان رویه انجام کارها را تفویض نمود.

نتیجه گیری:

دوست عزیز باید بدانیم که ما هرچقدرکه دانا و توانا بوده و درکار خودمان متبحر باشیم، باز هم معمولا به تنهایی نمی توانیم همه کارها را به خوبی انجام بدهیم بهتر است گاهی درهر شغلی که هستیم برخی از مسئولیت ها را با تکنیک تفویض اختیار دراختیار دیگران بگذاریم.
بدین صورت هم از توانمندی های دیگران بهره مند خواهیم شد و هم برای خودمان زمان های خالی و گرانبهایی را ایجاد خواهیم کرد.
پس وقت را تلف نکنیم وبا استفاده از تکنیک مدیریت زمان و تفویض اختیار به سوی کامیابی بیشتر گام بداریم.
امیدوارم شما نیز از تکنیک درزندگی خود استفاده کنید ئ نتایج درخشان آن را مشاهده بفرمایید.
و خوشحال می شوم که تجارب مفید خود را با ما به اشتراک بگذارید.
موفق باشید.
بابک نیک نژاد
آذر ماه 1401