مدیریت زمان با روش GTD دیوید آلن | بابک نیک نژاد
با روش GTD هیچ کار مهمی را فراموش نخواهید کرد
در دورانی که ما زندگی می کنیم سرعت انجام کارها بسیار زیاد شده است.
سرعت انتقال اطلاعات نیز رشد چشم گیری گرفته است. مانند آن می‌ماند که عقربه‌های ساعت هیچ کنترلی ندارند و زودتر از همیشه درحال چرخش هستند. همین امر باعث شده است که کسانی که به دنبال زندگی بهتر هستند در مورد مصرف وقت و زمان دقت بیشتری را داشته باشند.
درحال حاضر که اهمیت مدیریت زمان مفهوم عمیقتری پیدا کرده است روز به روز به تعداد برنامه‌های کمکی و شبکه ای در این باره اضافه می‌شود.
وهرکسی به دنبال راهکار بهتری است تا از زمان خود بهره بیشتری ببرد.
ازجمله برنامه ریزی، هدفمندی، نوشتن و شیوه‌های متفاوت دیگر که بسته به جنس افراد و محل زندگی و فرهنگ جامعه متفاوت است.
نویسندگان و محققین بسیاری در مورد آن‌ها کتاب‌هایی نوشته‌اند. برایان تریسی و دیویدآلن نیز کتاب‌های زیادی در این مقوله نوشته‌اند.
در این مقاله به کتاب و روش دیوید آلن برای مدیریت بهتر زمان اشاره می‌کنیم او معتقد است که مدیریت مناسب زمان یک هنر است. با مطالعه این مقاله کوتاه و کاربردی با چند مرحله ساده برای مدیریت کردن بهتر زمان آشنا می‌شوید.
ماجرای بیلی:
بیلی کارمند منظم و وظیفه شناسی است. او همیشه در حال کار کردن و تلاش است و در حد توانش به دیگران هم یاری می‌رساند. دوستان، خانواده و حتی مدیرش از اوبسیار راضی هستند. دریک جمله او غمخوار تمامی دوستانش است و تا می‌تواند در برآورده کردن نیازهای دوستانش تلاش میکند.
اما یک مشکلی که دارد برخی اوقات قرار ملاقات یا بعضی از وظایفش را فراموش میکند.
بر اثر یکی از این فراموش کاری‌ها بود که معامله پرسودی را به راحتی ازدست داد. حتی یکبار فراموش کردکه باید فرزندش را از کلاس آموزش پیانو به خانه ببرد و فرزندش ساعت‌ها در همان جا ماند و این امر باعث عصبانیت همسرش شد، اما از آن‌جا که بیلی، خیلی مهربان و وظیفه شناس بود همسرش اعتراض جدی نکرد و فقط به فکر فرو رفت، زیرا می‌دانست که بیلی بخاطر بی فکری و بی خیالی این کار را نکرده، پس به فکر فرو رفت که چه کاری باید انجام بدهد تا این مشکل حل شود.
مدتی بود که بیلی استرس زیادی پیدا کرده و شب‌ها به بهانه‌های مختلف از خواب می‌پرید و حال خوبی نداشت. مدام در فکر این بود که چه کاری را باید انجام بدهد و چه کاری را نباید انجام بده. این اتفاقات، همسرش را نگران کرد به فکر چاره افتاد و برای او وقت ویزیت متخصص روانشناس گرفت.
آیا می‌توانید حدس بزنی که دکتر چه نسخه‌ای برای او پیچید؟!
خانم روانشناس، پس از شنیدن مفصل صحبت‌ها و مشکلات بیلی، مقداری قرص آرام‌بخش به او توصیه کرد اما نسخه اصلی او پیشنهاد خواندن کتاب دیویدآلن بود. خانم متخصص از او خواست که مدتی روش جی، تی، دی را امتحان کند. خانم روانشناس متوجه شدکه بیلی به خاطر مهربانی زیاد و سخت کوش بودن، تمامی افکار و وظایفش را در ذهنش تلنیار میکند تا حتی الامکان برای همه و خودش مفید باشد و هیچوقت نمی‌تواند آن‌ها را از ذهنش دور کند به همین دلیل ذهن او همیشه خسته و درمانده و مملو از اطلاعات مفید و غیر مفید است.
او فرصت این که بتواند وظایفش را دسته بندی و مرتب کند و هر کدام را در زمان معین انجام دهد را ندارد برای همین دچار اختلال در خواب و فراموشی‌های کوچک شده است.
بیلی پس از خواندن عمیق کتاب مذکور و البته عملی کردن دستورات آن دیگر هیچ کاری را فراموش نکرد و شب‌ها به خواب عمیقی فرو می‌رفت.
به همین سادگی
دیوید آلن کیست؟
دیوید آلن متولد ۲۸ دسامبر ۱۹۴۵ به عنوان مشاور و ابداع کننده روش مدیریت زمان به نام بهره وری بدون استرس یا جی تی دی (GTD) شناخته می‌شود. او در زمینه بهره وری سازمانی و شخصی فعالیت‌های ارزشمندی انجام داده است. تحقیقات بیست و پنج ساله‌اش در زمینه مدیریت و سابقه کار به عنوان مدیر عامل برخی از بزرگترین موسسات و سازمان‌های جهان باعث شده که در لیست ۵۰ نفر مهم جهان از نظر مجله Fast Company قرار بگیرد. دیوید برنامه‌های جامعی در مورد مدیریت استرس و زمان، قدرت تمرکز و دید منسجم و روش‌های مدیریت عملکرد سودآور ارائه داده است.
در این مقاله شما را با آن آشنا می‌کنیم.
GTDمخفف سه کلمه Getting Things Done است، سیستمی که سعی دارد کار و زندگی را مدیریت کند.
انجام روش GTD:
احساس خستگی را کاهش می‌دهد،
قدرت کارایی را افزایش می‌دهد و سیل انرژی خلاق را جاری میکند.
این ساختار بدون محدودیت، مدیریت جزئیات با بیشترین انعطاف‌پذیری را فراهم میکند.
کتاب آقای دیوید آلن
در کتابی که در زمینه مدیریت زمان و اهمیت و چگونگی آن نوشته است، اشاره میکند که هر کاری را در وقت و زمان آن به انجام برسانیم و بیشترین نتیجه را به دست بیاوریم و در حین انجام آن هیچگونه استرسی نداشته باشیم، یک نوع هنر است.
و در یک جمله این روش را تعریف کرده است.
هنر به انجام رسانیدن کارها در زمان و مکان مناسب در حالی که هیچ استرسی نداشته باشد.
آلن معتقد است که فکر ما برای خلق کردن ایده‌ها و انجام آن ساخته شده است ونه ذخیره کردن اطلاعات. و تکنیکی را به این شرح ارایه داده است.
این یک تکنیک کارآمد برای انجام کارها در زمان خودش است. این تکنیک تقریبا برای تمامی اقشارجامعه قابل استفاده می‌باشد.
این تکنیک ۴ مرحله دارد:
Capture
ثبت کردن ونوشتن ایده‌ها و…
جمع آوری کردن :
برای شروع کار باید تمامی کارها و وظایف ، ایده‌ها و پروژه‌ها اعم از ریز و درشت را بدون فکر کردن به عملی کردن آن‌ها ثبت کنیم. نوشتن کارها باعث می‌شود تا مغز انسان از نگهداری اطلاعات نه چندان مهم در امان بماند و سرعت انجام آن ها بالاتر برود. پس بدین ترتیب شروع به لیست برداری می‌کنیم:
کارهای شخصی، آموزشی، اداری، خرید، کارهای مربوط به خانه و خانواده و هر آن‌چه را که در حیطه وظایف ما تعریف شده است را بدون کم و کاست می‌نویسیم.
بانوشتن، به خودمان یک نوع طیب خاطر می‌دهیم و با آرامش بیشتری به سراغ عملی کردن اهداف می‌رویم. با نوشتن وظایف، فضای خالی مفیدی برای ذهن ایجاد می‌کنیم که این فضای خالی می‌تواند برای پیدایش افکار سازنده‌تری مورد استفاده قرار بگیرد. همینطور که گفتیم در زمان نوشتن، نباید به چگونگی عملی شدن و انجام آن‌ها فکر کنیم زیرا این امر باعث می‌شود زیادی کارها، استرسی در و جود ما پدید بیاید که فکر کنیم نمی‌توانیم این همه کار و وظیفه را انجام بدهیم. پس نکته قابل توجه این است که در مرحله اول به انجام کارها فکر نکنیم فقط با نوشتن، ذهنمان را خالی نگه داریم.
Clarify
پروسه کردن یا پردازش
در این مرحله وارد قسمت پردازش می‌شویم، دقت داشته باشیم که با توجه به شرایط زندگی و شغلی و توانایی هرفرد، مشغله‌های ذهنی مردم با هم متفاوت است. پس یک نسخه واحد نمی توان برای همه پیچید.
پس:
از خودمان سوال می‌کنیم که کدام کارها باید سریع‌تر انجام شود و یا کدام آن‌ها نیازی به سرعت در انجام ندارند،
یعنی کارهای ضروری و غیر ضروری را از هم تفکیک می‌کنیم.
اگر کاری زیر دو دقیقه انجام می‌شود آن را فورا انجام می‌دهیم و گرنه به در لیست بعدی اضافه می کنیم.
پس از نوشتن لیست، باید آن ها را به سه قسمت تقسیم کنیم:
Review
مرتب کردن لیست و تقسیم آن به سه قسمت:
قسمت اول پروژه : تعریف و مشخص کردن پروژه مانند (بازسازی منزل)
قسمت دوم زمان : کاری که حتما باید در زمان خاصی انجام شود مثل (کاشتن درخت در فصل خودش)
قسمت سوم زمینه: کارهایی که باید برای انجام کار اصلی صورت بگیرد مانند ثبت نام مدرسه که در یک زمان انجام شد ولی دوران تحصیل در زمان دیگری شروع می‌شود.
یا نوشتن لیست خرید که برای آخر هفته انجام می‌گیرد.
یا برگزاری میهمانی خانوادگی در ایام تعطیلات آخرهفته
Engege
انجام کارها:
طبق لیستی که آماده کرده ایم شروع به انجام کارها و وظایف می‌کنیم. در ابتدا ممکن است تمامی کارها طبق برنامه انجام نگیرد ولی نباید نگران بود به مرور زمان به این سیستم عادت خواهیم کرد. حالا وقت آن رسیده که انجام کارها را مدیریت و بازبینی کنیم و اگر طبق تعهدات پیش نرفته باشیم،آن ها را بازبینی و عیب یابی کنیم و نقطه ضعف‌های آن را یافته و تصحیح کنیم.
اما اگر طبق برنامه پیش رفته باشیم برای خودمان جایزه ای در نظر بگیریم تا با انگیزه بیشتری این روش را پیش ببریم . به طور مثال باخودمان قرار بگذاریم که اگر کارها را در زمان مشخص و با کیفیت انجام دادیم خودمان را به خوردن یک بستنی دعوت کنیم.
باید به طور منظم و دوره‌ای مثلا هر هفته یا هرماه و یا هر شش ماه یکبار به بررسی دقیق انجام اعمال و نتایج آن بپردازیم.
با انجام این روش به مرور زمان، ذهن ما آرام خواهد گرفت.
برای انجام همه کارها زمان مناسب خواهیم داشت.
دچار استرس و بی خوابی نخواهیم شد.
دارای روان و جسمی سالم خواهیم بود و به معنای واقعی به زندگی شاد دست پیدا خواهیم کرد.
